Exhaustivité et qualité des rapports d’activité : Enjeux et opportunités pour les collectivités

Dans un environnement complexe et en transformation, dans lequel l’information n’a jamais été aussi abondante ni aussi rapide dans sa circulation, obtenir une information de qualité devient une nécessité primordiale.

La qualité de l’information peut être appréhendée à travers trois critères :

• Fiabilité : l’information est-elle vraie, fiable ?
• Validité : l’information est-elle précise, l’auteur de l’information est-il identifiable, sait-il de quoi il parle ?
• Pertinence : l’information répond-t-elle à notre besoin, est-elle adaptée au niveau de nos attentes ?

Maîtriser la qualité de l’information financière en même temps que son risque

Une information de qualité constitue de facto un avantage concurrentiel essentiel d’aide à la décision. Détenir cette information, c’est l’assurance d’être en capacité de pouvoir planifier, anticiper, prévoir et contrôler des situations pouvant se révéler source de tensions.

La maîtrise de cette information est donc devenue un enjeu majeur pour tous les acteurs économiques, et les collectivités territoriales n’échappent pas à cette règle…

Dans le cadre des contrats de délégations de service public et des contrats assimilés (exploitation et prestations de services) les collectivités confient la gestion d’un service public à un ou plusieurs opérateurs économiques, à qui est transféré un risque lié à l’exploitation, en contrepartie soit du droit d’exploiter le service soit d’une rémunération.

En confiant la gestion d’un service public à un opérateur extérieur, les collectivités ont donc l’obligation morale, à l’égard de leurs administrés, d’assurer le suivi du bon déroulement du service, tant sur le plan de l’exploitation que sur le plan financier.

Au regard de la complexité, de la durée et des sommes engagées dans le cadre de ces contrats, il est impératif pour les collectivités de disposer d’une information totale, claire, régulière, limpide et non biaisée afin de pouvoir exercer pleinement ce devoir de contrôle.

Cet impératif d’information se traduit très concrètement pour les délégataires par une obligation de transmettre, au plus tard le 1^er juin de chaque année, un rapport d’activité de l’année écoulée. Ce rapport, dont le contenu est légalement et contractuellement prévu, présente d’une part les activités liées à l’exploitation du service délégué et d’autre part les éléments financiers attachés à cette exploitation.

Il convient malheureusement de constater, que dans de très nombreux cas, l’information financière transmise est insuffisante pour permettre aux collectivités d’assurer le suivi financier du contrat. Cette information est bien souvent incomplète voire erronée, et engendre une asymétrie forte d’information au détriment de l’institution publique.

C’est pourquoi il nous parait impératif, afin de compenser cette asymétrie, que ces rapports soient validés par un professionnel, expert de ce type d’activité.

Le chemin de fer d’un rapport d’activité exemplaire

Le rapport d’activité doit à minima comporter les éléments financiers suivants :

• Un compte-rendu financier de l’exercice écoulé,
• Un bilan et un compte de résultat de la structure,
• Un commentaire sur l’évolution de tous les postes de dépenses et de recettes par rapport à l’année précédente,
• Une note justifiant des écarts avec les comptes prévisionnels,
• En cas d’obligation d’investissement pour le délégataire, un compte-rendu financier des charges liées aux investissements,
• En cas d’obligation de gros entretien et de renouvellement pour le délégataire, un état de la dotation de renouvellement et des dépenses effectives de renouvellement,
• Un détail précis des prix pratiqués concernant l’activité déléguée par la collectivité,
• Le cas échéant, les postes faisant l’objet d’une répartition de charges entre plusieurs exploitations,
• Un prévisionnel d’activité pour l’année N+1.

Seule la présence de chacun des éléments financiers cités ci-dessus garantit à la collectivité d’être en capacité d’exercer son pouvoir de contrôle. En l’absence de ces éléments, la collectivité ne dispose pas de l’information nécessaire pour s’assurer notamment :

• Que les chiffres communiqués correspondent bien à la réalité des chiffres déclarés,
• Du respect des montants figurant dans le CEP,
• Que le délégataire respecte bien ses obligations financières contractuelle à l’égard du délégant notamment au regard des redevances et de l’intéressement,
• Que les tarifs pratiqués auprès des usagers sont conformes à la convention,
• Que le délégataire respecte ses obligations d’investissements et d’entretien des ouvrages.

Il convient cependant de préciser ici que la complexité liée à la gestion de ces contrats peut emporter la tentation de trous dans la raquette de l’information financière transmise par les délégataires.

Pour autant, au vu des sommes qui sont en jeu et qui sont dans certains cas perdues au détriment de l’institution publique, un délégataire qui se veut irréprochable n’a à priori aucune raison de ne pas transmettre de lui-même l’intégralité de l’information qui lui est demandée.

Le contrôle de l’information financière transmise dans les rapports d’activités représente donc un enjeu réel pour les collectivités.

Ce contrôle est d’autant plus intéressant à mettre en œuvre dans le contexte économique et budgétaire contraint des collectivités publiques, puisqu’il s’avère être souvent synonyme de ressources financières nouvelles et inattendues.